Política de tratamiento de datos personales

Establecer las reglas mediante las cuales LG TRUCK S.A.S., a través de Academia LG TRUCK, recolecta, almacena, usa, consulta, actualiza, transmite, transfiere, conserva y, cuando corresponda, suprime datos personales tratados en la operación de su plataforma de formación, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Domicilio: Funza, Cundinamarca, Colombia

Dirección: KM 3.5 VEREDA ZAUSALITO LT 3, Funza, Cundinamarca

Correo para protección de datos: solucionesmantenimientotruck@gmail.com

Canal principal de atención: solucionesmantenimientotruck@gmail.com

Academia LG TRUCK actúa como unidad de formación de LG TRUCK S.A.S. y no como persona jurídica independiente.

Constitución Política de Colombia, artículo 15.

Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.

Decreto 1074 de 2015, en especial las disposiciones reglamentarias sobre autorización, políticas de tratamiento, aviso de privacidad, transmisión y Registro Nacional de Bases de Datos, con sus modificaciones vigentes.

Instrucciones y circulares aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.

El tratamiento se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. La información no será utilizada para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular, salvo autorización adicional o habilitación legal.

Personas interesadas y prospectos.

Participantes y estudiantes de los cursos de educación informal.

Representantes o contactos de empresas que matriculen personal.

Instructores, evaluadores y expertos técnicos.

Usuarios administrativos de la plataforma.

Proveedores y aliados que interactúen con la plataforma o los procesos académicos.

Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento, firma cuando aplique.

Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, ciudad, empresa y cargo cuando corresponda.

Datos académicos y de uso: cursos inscritos, progreso, asistencia, respuestas, evaluaciones, intentos, resultados, interacciones con contenidos y constancias emitidas.

Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, registros de acceso, dispositivo, eventos de autenticación y registros necesarios para seguridad, soporte y auditoría.

Evidencias académicas: archivos, fotografías, audio o video aportados voluntariamente o requeridos para una actividad práctica previamente informada.

Datos de facturación o relación comercial estrictamente necesarios para la compra, facturación o atención contractual.

Datos de interacción con el Agente de IA: preguntas, respuestas, retroalimentación, resultados de ejercicios y metadatos necesarios para prestar y mejorar el servicio, dentro de las finalidades autorizadas.

Academia LG TRUCK procurará no recolectar datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios, exista una finalidad legítima y se cumplan los requisitos legales aplicables. Una fotografía, grabación o video será tratado como dato personal cuando permita identificar a una persona; sólo se considerará dato biométrico sensible cuando se procese con fines de identificación o autenticación biométrica u otra finalidad que le otorgue esa naturaleza.

Cuando se solicite un dato sensible, se informará al titular su carácter facultativo, la finalidad específica y que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo las excepciones legales.

La oferta inicial de Academia LG TRUCK no se estructurará para recolectar deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes. Si en el futuro se habilitan cursos para menores de edad, se implementará un procedimiento específico de autorización y tratamiento que respete su interés superior, sus derechos prevalentes y las reglas especiales aplicables antes de habilitar dicha oferta.

Crear y administrar cuentas de usuario y perfiles de acceso.

Gestionar inscripción, matrícula, acceso y participación en cursos de educación informal.

Autenticar usuarios, prevenir fraude y proteger la seguridad de la plataforma.

Gestionar progreso, asistencia, evaluaciones, actividades, prácticas, evidencias, refuerzos y reintentos.

Operar el Agente de IA como herramienta de apoyo pedagógico, generar retroalimentación y registrar interacciones necesarias para la continuidad del aprendizaje.

Expedir, registrar y permitir la validación de constancias de asistencia.

Atender solicitudes, soporte, PQRS, consultas y reclamos.

Gestionar pagos, facturación, devoluciones y demás actuaciones derivadas de la relación comercial.

Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el curso, la cuenta, cambios del servicio, seguridad o cumplimiento.

Enviar información comercial o promocional cuando exista autorización o una base jurídica aplicable y respetando el derecho a solicitar el cese de estas comunicaciones.

Generar estadísticas, métricas de calidad y análisis de uso, procurando anonimización o agregación cuando no sea necesario identificar al titular.

Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, de seguridad, auditoría, defensa de derechos y requerimientos de autoridad competente.

Gestionar la relación con empresas que matriculen participantes, limitando la entrega de resultados o información individual a lo autorizado, contratado o legalmente permitido.

Cuando la ley exija autorización, esta deberá ser previa, expresa e informada y podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o mediante cualquier conducta inequívoca que permita concluir razonablemente que el titular autorizó el tratamiento. Academia LG TRUCK conservará evidencia de la autorización y de la versión de los textos aceptados.

La autorización específica se desarrollará en el documento ALG-LEG-05 y se integrará al proceso de registro o matrícula de la plataforma.

No se solicitará autorización cuando concurra una excepción legal, por ejemplo, requerimiento de una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, o datos

relacionados con el Registro Civil, sin perjuicio de los demás deberes de protección aplicables.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

Solicitar prueba de la autorización cuando corresponda.

Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado, cuando sea exigible, el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda legalmente.

Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los titulares o personas legitimadas podrán presentar consultas o reclamos a través del canal oficial de protección de datos que LG TRUCK S.A.S. defina. El procedimiento deberá permitir acreditar identidad o representación y dejar trazabilidad de la solicitud, su fecha de recepción, actuaciones y respuesta.

Los términos de respuesta se aplicarán conforme a la Ley 1581 de 2012: las consultas se atenderán dentro de diez (10) días hábiles contados desde su recibo, prorrogables en los términos legales; los reclamos se atenderán dentro de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, también con la prórroga legal cuando corresponda.

LG TRUCK S.A.S. adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos y a los riesgos del tratamiento para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluirán, según corresponda, gestión de accesos, autenticación, perfiles y permisos, copias de seguridad, registro de eventos, actualización de sistemas, gestión de incidentes, confidencialidad y control de proveedores.

Las interacciones con el Agente de IA podrán ser tratadas para proporcionar tutoría, retroalimentación, ejercicios, análisis de respuestas y continuidad del aprendizaje. La IA no será presentada como autoridad certificadora. En actividades prácticas críticas, la decisión de validación no dependerá exclusivamente de un sistema automatizado cuando se haya definido supervisión humana como requisito del curso.

No se utilizarán datos personales para entrenar modelos de terceros de manera incompatible con la finalidad informada. Cualquier proveedor tecnológico que trate datos por cuenta de LG TRUCK S.A.S. deberá quedar sujeto a las condiciones contractuales y de seguridad aplicables al encargado del tratamiento.

LG TRUCK S.A.S. podrá contratar proveedores de infraestructura, alojamiento, correo, soporte, analítica, pasarela de pagos, servicios de IA u otros servicios necesarios. Cuando estos terceros actúen como encargados del tratamiento, se definirán contractualmente el alcance, las actividades autorizadas, la confidencialidad, las medidas de seguridad, la atención de derechos y la obligación de tratar los datos conforme a las instrucciones de LG TRUCK S.A.S. y la normativa aplicable.

Si la operación tecnológica implica tratamiento, transmisión o transferencia internacional de datos personales, LG TRUCK S.A.S. verificará previamente la figura jurídica aplicable, las condiciones del proveedor, el país de destino cuando corresponda y las exigencias de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. No se presumirá que el uso de un proveedor en la nube está exento de esta revisión.

Los datos se conservarán durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades informadas, obligaciones legales o contractuales, trazabilidad académica, atención de reclamaciones y defensa de derechos. Una vez agotadas dichas finalidades y plazos, los datos deberán suprimirse, anonimizarse o conservarse únicamente cuando exista una obligación legal o justificación válida para ello. Los plazos específicos de retención deberán definirse en el procedimiento de gestión documental y bases de datos.

LG TRUCK S.A.S. deberá verificar anualmente si se encuentra dentro de los sujetos obligados a inscribir sus bases de datos en el RNBD. Actualmente, la obligación aplica, entre otros, a sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y a personas jurídicas de naturaleza pública. No estar obligado al RNBD no elimina las demás obligaciones de la Ley 1581 de 2012, incluida la política, las autorizaciones cuando procedan, la atención de derechos y las medidas de seguridad.

Todo evento que comprometa o pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales deberá ser registrado, evaluado y atendido mediante el procedimiento interno de incidentes. Cuando exista obligación de reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad, se realizará dentro de las condiciones y términos aplicables.

Cuando una empresa cliente inscriba trabajadores o contratistas, deberá definirse contractualmente si LG TRUCK S.A.S. actúa como responsable independiente, encargado o conjuntamente con otro responsable, según las decisiones efectivas sobre finalidades y medios del tratamiento. No se entregará a la empresa información individual que exceda lo autorizado, contratado o permitido por la ley.

La presente política entrará en vigencia desde su aprobación y publicación. Las modificaciones sustanciales que impliquen nuevas finalidades o cambios relevantes se informarán a los titulares por un medio idóneo y, cuando la normativa lo exija, se solicitará una nueva autorización.

La versión vigente deberá estar disponible de forma permanente y fácilmente accesible en la plataforma de Academia LG TRUCK. En los puntos de recolección de datos se deberá facilitar el acceso a esta política o al aviso de privacidad correspondiente.